Generel beskrivelse af godkendelsesproceduren i Rillion

Generel beskrivelse af godkendelsesproceduren i Rillion

Rillion løsningen starter ved modtagelse af en faktura fra en leverandør. Fakturaer kan modtages direkte fra mail, eller skannes via multifunktionsmaskine, hvorefter de indskannede fakturaer bliver sendt til behandling og automatisk afløftning af data i Readsoft Online.

Sørg for at have en unik faktura adresse som f.eks. faktura@domænenavn.dk, hvor der kun modtages fakturaer.

Hver vedhæftet fil behandles som en selvstændig faktura, og der kan således godt vedhæftes flere fakturaer til en enkelt email. Systemet kan ikke automatisk samle forskellige filer til en enkelt faktura, ekstra filer kan dog vedhæftes til bilaget i Rillion. Der kan indlæses PDF og TIFF filer direkte fra en mail, såfremt de ikke er krypteret/signeret. Undgå mails med links til fakturafiler samt Excel og Word filer.

Efter afløftning af data og verificering heraf bliver bilagene overført til Rillion. Brugere som er oprettet i Rillion kan herefter logge på vha. en understøttet internetbrowser og alt efter bilagets flow og brugerens rettigheder behandle bilaget som nødvendigt.

I Rillion oprettes ligeledes en rolle pr. bruger, konfigureres beløbsgrænser og godkendelseshierarki og nogle nøgleord til hver rolle (genkendes et nøgleord på fakturaen som reference, kan Rillion automatisk sende bilag til godkendelse i det korrekte procesforslag), systemet er således straks klar til brug, og at alle aftalte brugere kan modtage bilag. Denne startopsætning er afhængig af at nye Rillion kunder udfylder et Excel regneark med brugernes navne, mailadresser osv. Kaldet ”Brugerlisten”. Skabelon til ”Brugerlisten” fremsendes fra Document People til Rillion kunderne. Startkonfigurationen sikrer at alle roller og brugere kan modtage og godkende bilag på alle regnskaber, konti osv. Det er muligt at opsætte indskrænkende adgangsrettigheder til individuelle regnskaber, konti osv. og denne opsætning udføres af Rillion kunden selv som en del af uddannelsen i systemet 

I Rillion starter alle bilag i Fakturaloggen. Fakturaloggen er et semi-automatisk værktøj, hvorfra Rillion forsøger ud fra nøgleord og regler opbygget over tid at udlede hvem der skal godkende et bilag, og hvordan det bør konteres. På baggrund af disse data vil Rillion komme med et procesforslag og konteringsforslag. Man kan for ethvert bilag acceptere proces,- og konteringsforslaget som Rillion foreslår, eller ændre dem til nogle andre forslag. Disse forslag afspejler ikke nødvendigvis det endelige godkendelsesflow eller kontering, da godkendere, ansvarlige og bogholdere inden overførsel til ERP systemet, kan ændre i både kontering og godkendelsesrækkefølgen.

Procesforslag og konteringsforslag kan oprettes direkte i fakturaloggen, og knyttes til leverandøren eller et nøgleord/reference aflæst fra fakturaen. Til sidst vil bilaget manuelt (eller automatisk) kunne sendes fra fakturaloggen og ud til godkendelse i Rillion. Er der ikke oprettet et konteringsforslag som passer til bilaget, benytter Rillion standard-konteringsforslaget, der benytter en ”dummy-konto”. Bilaget kan slut-godkendes på denne dummy-konto, eller man kan opsætte Rillion til at  godkenderne  skal rette konteringen væk fra denne dummy-konto, inden bilaget kan fuldt godkendes og sendes til bogholderiet.

Når en bruger er logget ind i Rillion, vil brugeren have et eller flere roller i Rillion, der kan afspejle brugerens funktion internt i selskabet (eks. indkøber, lager, bogholder, direktør). Rollen afgør hvilke rettigheder man har i Rillion, samt hvilke bilag der skal behandles.

Benyttes tillægsmodulet Rillion OrderMatch og er fakturaen et varekøbsbilag, vil Rillion forsøge at udføre en match. Finder Rillion en indkøbsordre med samme ordrenummer som aflæst fra fakturaen, hvor andre kriterier som varenummer, varetekst, antal, pris osv. stemmer, og er alle varer registreret som værende modtaget på lager, vil dokumentet automatisk blive godkendt til betaling og er klar til overføring til ERP systemet uden yderligere handlinger. Er der afvigelser i beløb, antal eller er alle varer ikke registreret som modtaget, vil Rillion ikke automatisk godkende bilaget, men kan konfigureres til at behandle bilaget defineret ud fra forskellige parametre.

Benyttes tillægsmodulet Rillion Contract kan man oprette og gemme sine kontrakter i Rillion Prime. Under godkendelse af bilag, kan man hurtigt genfinde og læse kontrakten, og markere at den er relevant i forbindelse med godkendelse af fakturaen. Kan der aflæses kontraktnumre fra fakturaer, kan Rillion forsøge at matche fakturaen til en valid kontrakt i systemet, og hvis kriterierne er opfyldte, kan Rillion ud fra kontraktreglerne kontere fakturaen og sende det til godkendelse eller bogføring.

Benyttes tillægsmodulet Rillion Expense kan medarbejdere dokumentere deres udlæg direkte i Rillion, til senere bogføring i ERP. Understøtter banken kreditkorttransaktioner, kan disse hentes af Rillion serveren vha. FTP/SFTP forbindelse. Brugere scanner og sender kvitteringer til en mailadresse, som Rillion baseret på afsendermailadresse ligger klar til brugerne(eller filer kan uploades fra computeren). Udlægget oprettes så i Rillion og dokumenteres af brugeren. Forefindes der kreditkorttransaktioner, kan brugeren vælge hvilken hævning der dokumenteres, når banken sender en faktura, vil de dokumenterede hævninger for udlæg kunne parres til fakturaen, der således konteret. Uden kreditkorttransaktioner vil det dokumenterede udlæg blive sendt til ERP, hvor brugeren der har oprettet den angives som en kreditor overfor ERP, som det skyldige beløb overføres via konto-konto til.

Et udlæg oprettet i Rillion skal altid godkendes af 2 separate brugere som er logget ind i systemet, derfor opfordres der til at brugere selv logger ind og opretter udlæg. Stedfortrædere/bogholdere kan dog oprette udlæg på vegne af andre brugere, der skal dog stadig være en ekstra bruger til at godkende udlægget (4-øjne princip).

Administratorer i Rillion skal knytte enten en ERP-leverandør eller kreditkort til en Rillion-bruger, og oprette nogle ”Udlægstyper” som henviser til Konto og Momskode.

Benyttes Rillion Mailgodkendelse kan Rillion sende en mail til modtagerne af en faktura, indeholdende aktuel kontering med fakturaen vedhæftet. Brugeren kan ved at aktivere et link i denne mail godkende fakturaen uden at logge på Rillion. Disse mails bør derfor behandles som værende strengt fortrolige, og ikke videresendes til evt. kolleger eller bekendte, der ellers kan godkende bilaget med samme link, underskrevet som den originale mailmodtager.

Den enkelte godkender modtager en advisering via e-mail såfremt der er bilag brugerens roller skal godkende, og bilaget har været i brugerens indbakke i mere end 24 timer. Kan et bilag ikke godkendes af forskellige årsager, kan brugeren ændre status på bilaget til ”Undersøges”, hvilket giver en tydelig markering herom, men slår den daglige mail advisering fra for bilaget.

Brugerne kan i deres roller, kontere, afvise og godkende bilaget såfremt de er autoriserede til at godkende beløbet, eller de kan sende dem til undersøgelse til en anden rolle. Ligeledes er det muligt at knytte kommentarer til bilaget eller vedhæfte filer fra computeren.

Det vil være muligt at kontere hver enkelt faktura i Rillion af de personer, der har fået tildelt roller med rettigheder til dette. Efter at fakturaen er blevet godkendt og konteret, sendes den til bogholderiet. Bogholderiet har nu mulighed for at kontrollere konteringen (eller kontere det hele selv), hvorefter den sendes til ERP.

Kontering i Rillion gøres på nettobeløb, og Rillion vil ud fra brugerens valg (eller opsætning på konto eller leverandør) finde en momskode, og derfra udregne momsbeløbet. Momskoder skal konfigureres med momssats, momspligtig andel og konto til moms.

Brugere i alle roller kan som udgangspunkt finde egne bilag i Rillion. De kan benytte indbyggede søgefunktioner til hurtigt at genfinde bilagene.

Når bilaget er registreret i ERP, skaber ERP en retur fil til Rillion indeholdende bilagsnummeret, som er tildelt i ERP.

I ERP kan der oprettes et antal Rillion genopslagsknapper, således bogholderiet kan genfinde et bilag direkte fra ERP. Det er dog ikke muligt at genfinde bilag efter denne model fra rapport genererede opslag. Alle øvrige brugere af Rillion Prime kan genfinde et bilag via søgefunktionen i Rillion, såfremt de har roller med rettigheder til at se bilaget.