Allgemeine Beschreibung des Genehmigungsverfahrens in Palette
Allgemeine Beschreibung des Genehmigungsverfahrens in Palette
Die Palette lösung beginnt mit dem Erhalt einer Rechnung von einem Lieferanten. Rechnungen können direkt per Post empfangen oder über ein Multifunktionsgerät gescannt werden, wonach die gescannten Rechnungen zur Verarbeitung und zum automatischen Abruf der Daten in Readsoft Online gesendet werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Rechnungsadresse haben, z. B.:rechnung@domainname.dk,wo nur Rechnungen eingehen.
Jeder Anhang wird als separate Rechnung behandelt, daher können mehrere Rechnungen an eine einzelne E-Mail angehängt werden. Das System kann verschiedene Dateien nicht automatisch zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen, jedoch können zusätzliche Dateien an das Dokument in Palette angehängt werden. PDF- und TIFF-Dateien können direkt aus einer E-Mail geladen werden, sofern sie nicht verschlüsselt / signiert sind. Vermeiden Sie E-Mails mit Links zu Rechnungsdateien sowie Excel- und Word-Dateien.
Nachdem die Daten entfernt und überprüft wurden, werden die Anhänge an Palette übertragen. In Palette erstellte Benutzer können sich dann mit anmelden. einen unterstützten Internetbrowser und behandeln das Dokument je nach Dokumentenfluss und Benutzerrechten nach Bedarf.
In Palette wird auch eine Rolle pro erstellt. Benutzer, Betragsgrenzen und Genehmigungshierarchie konfiguriert und einige Schlüsselwörter für jede Rolle (wird ein Schlüsselwort auf der Rechnung als Referenz erkannt, kann Palette automatisch Anhänge zur Genehmigung im richtigen Prozessvorschlag senden), das System ist somit sofort einsatzbereit und dass alle vereinbarten Benutzer Anhänge erhalten können. Diese Ersteinrichtung hängt davon ab, dass neue Kunden von Palette eine Excel-Tabelle mit Benutzernamen, E-Mail-Adressen usw. Genannt die „Benutzerliste“. Vorlage für die „Benutzerliste“ wird von den Kunden der Document People Palette gesendet. Die Erstkonfiguration stellt sicher, dass alle Rollen und Benutzer Gutscheine für alle Konten, Konten usw. erhalten und genehmigen können. Es ist möglich, restriktive Zugriffsrechte auf einzelne Konten, Konten etc. einzurichten und diese Einrichtung wird vom Paletten-Kunden selbst im Rahmen der Schulung im System durchgeführt
In Palette starten alle Dokumente im Rechnungsprotokoll. Das Rechnungsprotokoll ist ein halbautomatisches Tool, aus dem Palette versucht, anhand von im Laufe der Zeit aufgebauten Schlüsselwörtern und Regeln abzuleiten, wer einen Gutschein genehmigen und wie er gebucht werden soll. Basierend auf diesen Daten erstellt Palette einen Prozessvorschlag und einen Buchungsvorschlag. Sie können den Prozess und den Buchungsvorschlag, den Palette für jedes Dokument vorschlägt, akzeptieren oder in einen anderen Vorschlag ändern. Diese Vorschläge spiegeln nicht unbedingt den endgültigen Genehmigungsfluss oder die endgültige Buchung wider, da sich Genehmiger, Manager und Buchhalter vor der Übertragung an das ERP-System sowohl in der Buchung als auch in der Genehmigungsreihenfolge ändern können.
Prozessvorschläge und Buchungsvorschläge können direkt im Rechnungsprotokoll erstellt und mit dem Lieferanten verknüpft oder ein Schlagwort / eine Referenz aus der Rechnung gelesen werden. Schließlich kann das Dokument manuell (oder automatisch) aus dem Rechnungsprotokoll gesendet und zur Genehmigung in Palette ausgegeben werden. Wenn kein Buchungsvorschlag erstellt wurde, der dem Anhang entspricht, verwendet die Palette den Standardbuchungsvorschlag, der ein „Dummy-Konto“ verwendet. Das Dokument kann auf diesem Dummy-Konto endgenehmigt werden, oder Sie können Palette für die Genehmiger einrichten, um die Buchung außerhalb dieses Dummy-Kontos zu korrigieren, bevor das Dokument vollständig genehmigt und an die Buchhaltung gesendet werden kann.
Sobald ein Benutzer bei Palette angemeldet ist, hat der Benutzer eine oder mehrere Rollen in Palette, die die Funktion des Benutzers intern im Unternehmen widerspiegeln können (zB Einkäufer, Lager, Buchhalter, Direktor). Die Rolle bestimmt, welche Rechte Sie in Palette haben und welche Anhänge bearbeitet werden sollen.
Wenn das Zusatzmodul Palette OrderMatch verwendet wird und die Rechnung ein Kaufbeleg ist, versucht Palette, einen Abgleich durchzuführen. Wenn Palette eine Bestellung mit der gleichen Bestellnummer wie aus der Rechnung findet, bei der andere Kriterien wie Artikelnummer, Artikeltext, Menge, Preis usw. korrekt sind und alle Artikel als auf Lager eingegangen registriert sind, wird das Dokument wird automatisch zur Zahlung freigegeben und kann ohne weitere Maßnahmen an das ERP-System übertragen werden. Bei Unstimmigkeiten in Menge, Menge oder wenn nicht alle Artikel als eingegangen registriert sind, wird Palette den Gutschein nicht automatisch freigeben, sondern kann konfiguriert werden, den anhand verschiedener Parameter definierten Gutschein zu verarbeiten.
Wenn das Zusatzmodul Palette Contract verwendet wird, können Sie Ihre Verträge in Palette erstellen und speichern. Bei der Freigabe von Gutscheinen können Sie den Vertrag schnell finden, lesen und als relevant im Zusammenhang mit der Freigabe der Rechnung markieren. Wenn Vertragsnummern aus Rechnungen gelesen werden können, kann Palette versuchen, die Rechnung einem gültigen Vertrag im System zuzuordnen, und wenn die Kriterien erfüllt sind, kann Palette die Rechnung basierend auf den Vertragsregeln buchen und zur Genehmigung oder Buchung senden .
Bei Verwendung des Zusatzmoduls Palette Spesen können Mitarbeiter ihre Spesen direkt in Palette dokumentieren, um sie später im ERP zu buchen. Wenn die Bank Kreditkartentransaktionen unterstützt, können diese vom Paletten-Server über. Abgerufen werden. FTP/SFTP-Verbindung. Benutzer scannen und senden Belege an eine E-Mail-Adresse, die auf der Grundlage der Absender-E-Mail-Adresse für Benutzer bereitsteht (oder Dateien können vom Computer hochgeladen werden). Der Aufwand wird dann in Palette erstellt und vom Benutzer dokumentiert. Bei Kreditkartentransaktionen kann der Nutzer wählen, welche Abhebung beim Rechnungsversand durch die Bank dokumentiert wird, die dokumentierten Abhebungen für Auslagen können mit der Rechnung gepaart und somit gebucht werden. Ohne Kreditkartentransaktionen wird der dokumentierte Aufwand an ERP gesendet, wo der Benutzer, der ihn erstellt hat, als Gläubiger an ERP deklariert wird, an den der fällige Betrag per Konto überwiesen wird.
Eine in Palette erstellte Ausgabe muss immer von 2 separaten Benutzern genehmigt werden, die am System angemeldet sind, daher wird den Benutzern empfohlen, sich einzuloggen und Ausgaben selbst zu erstellen. Stellvertreter/Buchhalter können jedoch im Auftrag anderer Nutzer Auslagen erstellen, die jedoch noch ein zusätzlicher Nutzer sein müssen, um die Auslagen zu genehmigen (4-Augen-Prinzip).
Der Palettenadministrator muss aufgrund des Kontos und des Kontocodes mit dem ERP-Lieferunternehmen bzw.
Wenn Palette Mail Approval verwendet wird, kann Palette eine E-Mail an die Empfänger einer Rechnung senden, die die aktuelle Buchung mit angehängter Rechnung enthält. Durch Aktivieren eines Links in dieser E-Mail kann der Benutzer die Rechnung genehmigen, ohne sich bei Palette anzumelden. Diese E-Mails sind daher streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzuleiten. Kollegen oder Bekannten, die den Anhang mit demselben Link, unterschrieben wie der ursprüngliche Mailempfänger, anderweitig genehmigen können.
Der einzelne Genehmiger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Anhänge vorhanden sind, die die Rollen des Benutzers genehmigen müssen und sich der Anhang seit mehr als 24 Stunden im Posteingang des Benutzers befindet. Der einzelne Genehmiger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Anhänge vorhanden sind, die die Rollen des Benutzers genehmigen müssen und sich der Anhang seit mehr als 24 Stunden im Posteingang des Benutzers befindet.
In ihren Rollen können Benutzer das Dokument buchen, ablehnen und genehmigen, wenn sie zur Genehmigung des Betrags berechtigt sind, oder sie können es zur Prüfung an eine andere Rolle senden. Es ist auch möglich, Kommentare an den Anhang anzuhängen oder Dateien vom Computer anzuhängen.
Es wird möglich sein, jede Rechnung in Palette von den Personen zu buchen, denen Rollen mit Rechten zugewiesen wurden. Nachdem die Rechnung genehmigt und gebucht wurde, wird sie an die Buchhaltung gesendet. Der Buchhalter hat nun die Möglichkeit, die Buchung zu prüfen (oder alles selbst zu buchen) und an das ERP gesendet.
Die Buchung in Palette erfolgt mit einem Nettobetrag, und Palette wird basierend auf der Wahl des Benutzers (oder der Einrichtung auf Konto oder Lieferant) einen MwSt.-Code finden und den MwSt.-Betrag von dort berechnen. MwSt.-Codes müssen mit MwSt.-Satz, MwSt.-pflichtiger Anteil und MwSt.-Konto konfiguriert werden.
Benutzer in allen Rollen können grundsätzlich ihre eigenen Anhänge in Palette finden. Sie können integrierte Suchfunktionen verwenden, um die Dokumente schnell wiederzufinden.
Sobald das Dokument in ERP registriert ist, erstellt ERP eine Rückgabedatei für Palette, die die in ERP zugewiesene Dokumentnummer enthält.
In ERP können eine Reihe von Paletten-Suchschaltflächen erstellt werden, damit die Buchhaltung ein Dokument direkt aus ERP abrufen kann. Es ist jedoch nicht möglich, Dokumente nach diesem Modell aus berichtsgenerierten Lookups abzurufen. Alle anderen Benutzer von Palette können einen Anhang über die Suchfunktion in Palette abrufen, sofern sie über Rollen mit Rechten zum Anzeigen des Anhangs verfügen.