Elektronisk fakturahåndtering og rejseudlæg | Document People

Funktioner i elektronisk fakturahåndtering

ERP-integration til over 50 forskellige systemer

såsom C5, Navision, Dynamics AX, XAL, Economics og Movex

Hovedmodulet

Invoice er basismodulet i et velafprøvet, brugervenligt og komplet system til elektronisk håndtering af leverandørfakturaer. Tanken bag er, at enkelhed skaber smartere arbejdsmetoder. Vi ved, at din tid er kostbar, og derfor automatiserer vi processen ved at behandle alle korrekte fakturaer ved at matche dem med indkøbsordrer og kontrakter. Du kan i stedet bruge din ekspertise til de tilfælde, hvor der er afvigelser. Palette Invoice håndterer alle leverandørfakturaer, uanset om de leveres som e-faktura, i pdf-format eller scannes.

Palette Invoice kan håndtere mange firmaer parallelt i koncernstrukturer. Findes firmaet i flere lande og sprogområder? Det er ikke noget problem! Virksomhedens specifikke sager som varierede momssatser i forskellige lande er hverdagskost for os. Vi tilbyder endda advarselslister over useriøse leverandører.

Kontrolpanelet

Med Palette Dashboard får du det fulde overblik. I dette webbaserede kontrolpanel kan du følge med i alt, hvad der sker i Palette Arena.

Du vil hurtigt opleve, at den elektronisk fakturahåndtering i Palette Arena giver stor effektivisering. Med Dashboard kan du tage effektiviseringerne til et helt nyt niveau. Når du har overblik over status, proces og værdifulde nøgletal, kan du identificere flaskehalse i organisationen og se muligheder for forbedringer. Den øgede kontrol, som du får med Palette Dashboard, bruges også af mange til at genforhandle for eksempel handelsbetingelser og mængderabatter med leverandører.

Sørg for, at de rette medarbejdere har adgang til de rette oplysninger. Den logiske og fleksible fremgangsmåde gør det nemmere at sikre, at medarbejderne har adgang til de nyeste oplysninger, så de altid er på forkant. Du kan også bruge det til at kommunikere med alle Palette-brugerne ved hjælp af det medfølgende Bulletin Board.

Kontrakt styring

Kontrakter er det optimale udgangspunkt for vores speciale: automatisering fra bestilling til betaling.

Med Palette Contract behøver du ikke at bruge tid på at godkende den samme faktura måned efter måned. Systemet matcher, kontrollerer og behandler alle de fakturaer, der relaterer sig til indgåede og godkendte kontrakter. Hvis du modtager en indbetalingsadvisering, er det heller ikke et problem. Palette Contract kan desuden selv oprette fakturaer ud fra en kontrakt (selvfakturering).

Det webbaserede Palette Contract forenkler og forandrer organisationens måde at arbejde med kontrakter på. Det fungerer som en elektronisk kontraktdatabase, som hele tiden er tilgængelig og søgbar. Med en fleksibel rettighedsstruktur kan du bestemme, hvem der skal se hvad, og hvem der skal modtage påmindelser om vigtige datoer i kontrakten. Når kontrakter er lettilgængelige i organisationen, bliver det nemmere at efterleve dem, og effektiviteten øges. Når man har adgang til oplysninger, så har man også ansvar for at bruge dem.

Udlægshåndtering

Med Palette Expense er det hurtigt og enkelt for medarbejderne at rapportere sine udlæg. Medarbejderen fotograferer helt enkelt en kvittering med sin smartphone eller tablet og sender billedet til systemet som en e-mail. På den måde kan man hele tiden indrapportere sine udlæg, uanset hvor man befinder sig. Det er endda muligt at scanne kvitteringer og gemme filen lokalt på en computer for derefter at overføre kvitteringerne direkte til Palette Expense.

Når e-mailen med kvitteringen kommer fra medarbejderen, matcher Palette Expense den med den relevante personaleprofil, og der tilføjes automatisk en udlægslinje sammen med det tilføjede skærmbillede af kvitteringen. Dette afstemmes derefter ifølge et forudbestemt regelsystem. Derefter kan udlægget sendes til godkendelse og overføres til virksomhedens økonomi- eller virksomhedssystem. Så enkelt er det.

Palette Expense kan integreres mod andre systemer, for eksempel kreditkortudbydere, således at transaktioner automatisk overføres til udlægsafregning. Kan ligeledes integreres til andre afregningssystemer, såsom kørselsafregninger m.m.

Indkøbsordrematch

Matchning mellem modtagne fakturaer og indkøbsordrer kan ske på fakturatotal eller linjeniveau. En faktura kan indeholde poster fra flere indkøbsordrer, og en indkøbsordre kan matches mod flere forskellige fakturaer, uanset om de er leveret helt eller delvist.

Princippet er, at mest muligt af processen automatiseres. Du skal kunne bruge din energi på at behandle afvigelserne. Af hensyn til systematiseringen og for at gøre arbejdet nemmere bliver afvigelserne kategoriseret og farvekodet. Det gør det nemt få dig at få et hurtigt overblik over afvigelserne. Hvis du derefter arbejder aktivt med matchningsstatistik, kan du kontakte de leverandører, der har mange afvigelser, så automatiseringen kan forbedres yderligere.

Du kan angive en tolerance for, hvor meget en faktura må afvige mod en ordre. Dette kan angives på fakturatotal og på linjeniveau. Tolerancen kan angives som en procentdel eller som et præcist beløb. Der kan bruges forskellige parametre for forskellige firmaer og leverandører.

Indkøbsordresystem

Den bedste måde at få kontrol over omkostningerne på, er at få styr på dem, inden de bliver til virkelighed. Ved at styre, regulere og automatisere indkøb gennem Palette Buyer får du bedre styring med virksomheden og dermed en større fortjeneste. Desuden er det en effektiv metode til at få sat en stopper for fejlindkøb.

I Palette Buyer er det muligt at oprette en indkøbskurv individuelt for de indkøbsbehov, som den enkelte medarbejder har. Det svarer lidt til at have sin egen onlinebutik, som kun indeholder det, man har brug for – og til de bedste priser. Palette Buyer kan naturligvis også bruge til fritekstbestillinger.

Ved at fokusere på virksomhedens indkøb kan flere rekvisitioner standardiseres og automatiseres. Når et indkøb er godkendt og konteret, så er det meste af arbejdet med at kontrollere den efterfølgende leverandørfaktura også allerede på plads. På den måde forplanter denne effektive proces sig til andre processer som ringe i vandet.

Indkøb kan foretages direkte på leverandørens e-handelsløsning, og på baggrund af foretagne indkøb oprettes der automatisk en rekvisition i Palette Buyer, som sikrer den videre korrekte håndtering, herunder godkendelse af indkøb.

Investeringsadmodning og budget

Palette Budget er et produkt til Budget-anmodninger. Ved at sammenkoble Palette Budget med Palette Buyer matches rekvisitioner med projekt- eller investeringsbudgetter. På den måde får du fuld kontrol over udgifterne på et projekt, og du kan allerede på et tidligt tidspunkt se, om du risikerer at overskride budgettet.

Når der opstår et behov i organisationen, kan du oprette en Budget-anmodning i Palette Budget . Når investeringsbudgettet oprettes, godkendes det ud fra de samme godkendelsesregler, som anvendes for alle produkter i Palette Arena. I Palette Buyer kontrolleres det derefter, at rekvisitionens beløb ikke overskrider den godkendte Budget-anmodning.

Ved hjælp af funktionen Rapporter kan du derefter nemt navigere i og få oplysninger om indkøb, investeringsbudgettet og indkøbsordrer og matchede fakturaer. Det giver et overblik over processen – ikke blot fra bestilling til betaling, men helt fra budgettering til betaling. Det er en uvurderlig viden til evaluering af projektet.

Dokumenthåndtering

Palette Documents giver dig mulighed for at importere, arkivere og sende forskellige former for dokumenter ud til godkendelse. Det kan være ansættelseskontrakter, datablade, garantibeviser, regnskaber, referater osv. Løsningen hjælper dig med at få et hurtigt overblik over de forskellige forretningsdokumenter, samt styre hvem der har adgang til at se dem. Dette sparer ikke blot tid og papir, men du vil derudover være i stand til at dele dokumenter i virksomheden på en fleksibel og sikker måde.

Dokumenter kan manuelt registreres eller importeres fra forskellige kilder, for eksempel fra en scanningsløsningen eller som et feed fra dit økonomisystem, og derefter sendes til godkendelse i henhold til et foruddefineret workflow. Du kan selv nemt oprette og vedligeholde workflows til automatisk at styre håndtering af bestemt dokumenttyper.

Smartphone adgang

Palette Mobile er et modul, som giver endnu bredere adgang til Palette Invoice. Nu kan du lade medarbejderne godkende fakturaer lige så nemt, som de tjekker deres e-mails på smartphones eller computere. Selv den travle medarbejder, der hele tiden er ude at rejse, kan nu behandle sine elektroniske fakturaer lige så hurtigt som på kontoret. En dag på farten giver mange muligheder for at godkende: mens der ventes på et fly, efter kundebesøg, i toget, eller mens man spiser.

Palette Mobile kan bruges, uanset hvilken telefon eller tablet du bruger. Det er en web-app, der er skræddersyet til mobilenheder. Hvis du kan gå på internettet med din enhed, kan du også behandle dine fakturaer i Palette Mobile. Du behøver ikke først at indlæse noget – du skal bare logge på via webbrowseren.

Få en nemmere arbejdsdag...

Scroll til toppen

Vi bruger cookies for at kunne give dig den bedste oplevelse. Ved at bruge vores side accepterer du brugen af cookies.