Funktionen in der elektronischen Rechnungsverwaltung

ERP-Integration für über 50 verschiedene Systeme

Das Hauptmodul

Die Rechnung ist das Grundmodul eines bewährten, benutzerfreundlichen und vollständigen Systems zur elektronischen Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Die Idee dahinter ist, dass Einfachheit intelligentere Arbeitsmethoden schafft. Wir wissen, dass Ihre Zeit kostbar ist. Deshalb automatisieren wir den Prozess, indem wir alle korrekten Rechnungen verarbeiten, indem wir sie mit Bestellungen und Verträgen abgleichen. Sie können Ihr Fachwissen stattdessen für Fälle einsetzen, in denen Unstimmigkeiten bestehen. Die Palettenrechnung verarbeitet alle Lieferantenrechnungen, unabhängig davon, ob sie als E-Rechnung, im PDF-Format oder gescannt geliefert werden.

Palettenrechnung kann viele Unternehmen in Gruppenstrukturen parallel bearbeiten. Existiert das Unternehmen in mehreren Ländern und Sprachgebieten? Es ist kein Problem! Die spezifischen Fälle des Unternehmens wie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in verschiedenen Ländern sind für uns alltäglich. Wir bieten sogar Warnlisten von Junk-Anbietern an.

Palette-Dashboard

Mit dem Palette-Dashboard erhalten Sie den vollständigen Überblick. In diesem webbasierten Control Panel können Sie alles verfolgen, was in Palette Arena passiert.

Sie werden schnell feststellen, dass die elektronische Rechnungsverwaltung in Palette Arena eine hohe Effizienz bietet. Mit Dashboard können Sie die Effizienz auf ein ganz neues Niveau bringen. Sobald Sie einen Überblick über Status, Prozess und wertvolle Kennzahlen haben, können Sie Engpässe in der Organisation identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Die erhöhte Kontrolle, die Sie mit dem Paletten-Dashboard erhalten, wird auch von vielen verwendet, um beispielsweise Handelsbedingungen und Mengenrabatte mit Lieferanten neu zu verhandeln.

Stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Der logische und flexible Ansatz erleichtert es, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die neuesten Informationen haben, sodass sie immer an vorderster Front stehen. Sie können es auch verwenden, um mit allen Palettenbenutzern über das mitgelieferte Bulletin Board zu kommunizieren.

Vertragsmanagement

Verträge sind der optimale Ausgangspunkt für unsere Spezialität: Automatisierung von der Bestellung bis zur Zahlung.

Mit Palettenvertrag müssen Sie nicht monatelang dieselbe Rechnung genehmigen. Das System vergleicht, prüft und verarbeitet alle Rechnungen, die sich auf abgeschlossene und genehmigte Verträge beziehen. Der Erhalt einer Anzahlung ist ebenfalls kein Problem. Palettenvertrag kann auch Rechnungen basierend auf einem Vertrag erstellen (Selbstabrechnung).

Der webbasierte Palettenvertrag vereinfacht und ändert die Arbeitsweise des Unternehmens mit Verträgen. Es fungiert als elektronische Vertragsdatenbank, die ständig verfügbar und durchsuchbar ist. Mit einer flexiblen Rechte-Struktur können Sie entscheiden, wer was sehen und wer Erinnerungen an wichtige Daten im Vertrag erhalten soll. Wenn Verträge in der Organisation leicht zugänglich sind, wird es einfacher, sie einzuhalten, und die Effizienz steigt. Wenn Sie Zugriff auf Informationen haben, sind Sie auch für deren Verwendung verantwortlich.

Aufwandverwaltung

Mit Palette Expense können Mitarbeiter ihre Ausgaben schnell und einfach melden. Der Mitarbeiter fotografiert einfach eine Quittung mit seinem Smartphone oder Tablet und sendet das Bild als E-Mail an das System. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben jederzeit melden, egal wo Sie sich befinden. Es ist sogar möglich, Belege zu scannen und die Datei lokal auf einem Computer zu speichern und die Belege dann direkt an Palette Expense zu übertragen.

Wenn die E-Mail mit der Quittung vom Mitarbeiter stammt, wird sie von Palette Expense mit dem entsprechenden Mitarbeiterprofil abgeglichen, und eine Ausgabenzeile wird automatisch zusammen mit dem hinzugefügten Screenshot der Quittung hinzugefügt. Dies wird dann nach einem vorgegebenen Regelwerk abgeglichen. Der Aufwand kann dann zur Genehmigung gesendet und an das Finanz- oder Geschäftssystem des Unternehmens übertragen werden. So einfach ist das.

Palettenkosten können in andere Systeme wie Kreditkartenanbieter integriert werden, sodass Transaktionen automatisch in die Kostenabrechnung übertragen werden. Kann auch in andere Abrechnungssysteme wie Fahrrechnungen usw. integriert werden.

Indkøbsordrematch

Der Abgleich zwischen eingegangenen Rechnungen und Bestellungen kann auf Rechnungssumme oder Zeilenebene erfolgen. Eine Rechnung kann Artikel aus mehreren Bestellungen enthalten, und eine Bestellung kann mit mehreren verschiedenen Rechnungen abgeglichen werden, unabhängig davon, ob sie ganz oder teilweise geliefert wurden.

Das Prinzip ist, dass so viel wie möglich des Prozesses automatisiert wird. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Energie zu nutzen, um die Abweichungen zu verarbeiten. Af hensyn til systematiseringen og for at gøre arbejdet nemmere bliver afvigelserne kategoriseret og farvekodet. Es macht es einfach, Ihnen einen schnellen Überblick über die Diskrepanzen zu verschaffen. Es ist einfach, Ihnen einen schnellen Überblick über die Diskrepanzen zu geben.

Sie können eine Toleranz angeben, wie stark eine Rechnung von einer Bestellung abweichen kann. Dies kann auf Rechnungssumme und auf Zeilenebene angegeben werden. Die Toleranz kann als Prozentsatz oder als exakter Betrag angegeben werden. Für verschiedene Unternehmen und Lieferanten können unterschiedliche Parameter verwendet werden.

Bestellsystem

Der beste Weg, um die Kosten zu kontrollieren, besteht darin, sie zu verwalten, bevor sie Realität werden. Durch die Verwaltung, Regulierung und Automatisierung des Einkaufs über Palette Buyer erhalten Sie eine bessere Verwaltung des Unternehmens und damit einen höheren Gewinn. Darüber hinaus ist dies eine effektive Methode, um falschen Einkäufen ein Ende zu setzen.

In Palette Buyer ist es möglich, einen Einkaufskorb individuell für die Einkaufsbedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters zu erstellen. Es ist ein bisschen so, als hätten Sie einen eigenen Online-Shop, der nur das enthält, was Sie brauchen – und das zu den besten Preisen. Palette Buyer kann natürlich auch für Freitextbestellungen verwendet werden.

Durch die Fokussierung auf die Beschaffung des Unternehmens können mehr Anforderungen standardisiert und automatisiert werden. Sobald ein Kauf genehmigt und gebucht wurde, ist der größte Teil der Prüfung der nachfolgenden Lieferantenrechnung bereits abgeschlossen. Auf diese Weise breitet sich dieser effiziente Prozess auf andere Prozesse wie Ringe im Wasser aus.

Einkäufe können direkt über die E-Commerce-Lösung des Lieferanten getätigt werden. Auf der Grundlage der getätigten Einkäufe wird in Palette Buyer automatisch eine Anforderung erstellt, die die weitere korrekte Bearbeitung einschließlich der Genehmigung von Einkäufen sicherstellt.

Investitionsanfrage und Budget

Palette Budget er et produkt til Budget-anmodninger. Durch die Verknüpfung des Palettenbudgets mit dem Palettenkäufer werden die Anforderungen mit den Projekt- oder Investitionsbudgets abgeglichen. Auf diese Weise haben Sie die volle Kontrolle über die Kosten eines Projekts und können bereits frühzeitig erkennen, ob Sie das Risiko eingehen, das Budget zu überschreiten.

Wenn in der Organisation ein Bedarf besteht, können Sie in Palette Budget eine Budgetanforderung erstellen. Wenn das Investitionsbudget erstellt wird, wird es auf der Grundlage derselben Genehmigungsregeln genehmigt, die für alle Produkte in Palette Arena gelten. In Palette Buyer wird dann überprüft, ob der Betrag der Anforderung die genehmigte Budgetanforderung nicht überschreitet.

Mit der Berichtsfunktion können Sie dann einfach navigieren und Informationen zu Einkäufen, Investitionsbudget und Bestellungen sowie übereinstimmenden Rechnungen abrufen. Es bietet einen Überblick über den Prozess – nicht nur von der Bestellung bis zur Zahlung, sondern auch von der Budgetierung bis zur Zahlung. Es ist ein unschätzbares Wissen für die Bewertung des Projekts.

Dokumentenhandhabung

Mit Palettendokumenten können Sie verschiedene Arten von Dokumenten importieren, archivieren und zur Genehmigung senden. Dies können Arbeitsverträge, Datenblätter, Garantiezertifikate, Konten, Protokolle usw. sein. Mit dieser Lösung erhalten Sie einen schnellen Überblick über die verschiedenen Geschäftsdokumente und können steuern, wer Zugriff auf diese Dokumente hat. Dies spart nicht nur Zeit und Papier, sondern Sie können auch Dokumente im Unternehmen auf flexible und sichere Weise freigeben.

Dokumente können manuell registriert oder aus verschiedenen Quellen importiert werden, z. B. aus einer Scanlösung oder als Feed aus Ihrem Finanzsystem, und dann gemäß einem vordefinierten Workflow zur Genehmigung gesendet werden. Sie können Workflows einfach selbst erstellen und verwalten, um die Behandlung bestimmter Dokumenttypen automatisch zu verwalten.

Smartphone-Zugang

Palette Mobile ist ein Modul, das einen noch umfassenderen Zugriff auf die Palettenrechnung bietet. Jetzt können Mitarbeiter Rechnungen so einfach genehmigen, wie sie ihre E-Mails auf Smartphones oder Computern abrufen. Selbst der vielbeschäftigte Mitarbeiter, der ständig unterwegs ist, kann seine elektronischen Rechnungen jetzt so schnell wie im Büro bearbeiten. Ein Tag unterwegs bietet viele Möglichkeiten zur Genehmigung: während des Wartens auf einen Flug, nach Kundenbesuchen, im Zug oder beim Essen.

Palette Mobile kann unabhängig von Ihrem Telefon oder Tablet verwendet werden. Es ist eine Web-App, die auf mobile Geräte zugeschnitten ist. Wenn Sie mit Ihrem Gerät online gehen können, können Sie Ihre Rechnungen auch in Palette Mobile verarbeiten. Sie müssen zuerst nichts laden – Sie müssen sich nur über den Webbrowser anmelden.