Swedish 
Danish 
German 
English 
Norwegian Företaget behövde byta ut sitt gamla fakturahanteringssystem och letade efter en modern lösning som kunde hantera inkommande fakturor hos samtliga 556 dotterbolag.
Cypress Creek tillverkar och säljer anläggningar för solenergiproduktion och är en av USA:s ledande leverantörer inom produktion av förnybar energi. Företaget behövde byta ut sitt gamla fakturahanteringssystem och letade efter en modern lösning,
som kunde hantera alla deras 556 enheter, däribland ett antal solcellsanläggningar.
Efter att ha utvärderat olika system föll valet på Rillion.
I maj 2022 bytte Palette Software namn till Rillion.
Kundinformation
| Kund | Cypress Creek Renewables |
|---|---|
| Bransch | Produktion av förnybar energi |
| Område | USA |
| Ekonomisystem | Sage Intacct |
| Antal fakturor per år | 25.000 |
| Antal anställda | 200 |
| Automatisering | Skanning och tolkning av fakturor, fakturahantering och avstämning av inköpsorder |
Utmaningen för Cypress Creek
Cypress Creek är ett företag där både medarbetare och anläggningar är utspridda över stora geografiska områden och där enheter och personal flyttas med jämna mellanrum. På sikt blev det ohållbart att hantera de pappersfakturor som skulle stämmas av mot faktiska inköp, på det sätt som man hade gjort vid vissa av företagets 556 enheter.
Därför letade man efter ett system som kunde digitalisera hela faktureringsprocessen, inklusive den tidskrävande avstämningen av fakturor mot inköpsorder.
Man önskade också ett digitalt godkännandeflöde och ett lättillgängligt fakturarkiv där fakturorna skulle vara sökbara inför framtida revisioner eller kontroller.
– Vi driver uppemot 300 produktionsenheter inom solenergi. Varje produktionsenhet är ett självständigt bolag med egna specifika skatteregler och investerare. Vid revision använder vi Rillion som databas för att söka bland fakturor från alla dessa bolag.
Datainsamling och fakturamatchning
Automatiserad fakturatolkning
Med Rillions lösning digitaliseras informationen från de skannade fakturorna med en automatiseringsgrad på 98 %. Fakturorna kan därefter visas i administratörens gränssnitt (fakturaloggen).
Fakturamatchning
Rillion-systemet matchar automatiskt leverantörsfakturorna med inköpsorder som importeras från Cypress Creeks inköpssystem. Matchade fakturor överförs till Sage Intacct för betalning. Man behöver endast granska de fakturor som avviker från den underliggande beställningen och godkänna dem via det digitala godkännandeflödet.
Digitalt godkännandeförfarande
Leverantörsfakturor distribueras enligt ett fördefinierat godkännandeflöde, där de som ska godkänna fakturorna får ett meddelande via e-post när det finns fakturor som de ska kontrollera och godkänna. Kontroll och godkännande kan göras direkt i e-postmeddelandet eller genom att logga in i systemet från en dator, surfplatta eller smartphone.
Det går också att ställa in toleransnivåer i systemet, så att fakturor som överstiger ett visst belopp vidarebefordras till den överordnade chefen för slutgiltigt godkännande.
Ladda ner hela kundexemplet
Ladda ner och läs kundexemplet som PDF (på engelska). Det är helt gratis!
