Godkännandeförfarandet

Rillion Lösningen inleds när en faktura från en leverantör tas emot. Fakturor kan tas emot direkt via e-post eller skannas in via en multifunktionsmaskin, varefter de inskannade fakturorna skickas vidare för bearbetning och automatisk utläsning av data i Readsoft Online.

Se till att du har en unik fakturaadress, t.ex. faktura@domænenavn.dk, där endast fakturor tas emot.

Varje bifogad fil behandlas som en fristående faktura, och det går därför att bifoga flera fakturor till ett enda e-postmeddelande. Systemet kan inte automatiskt sammanfoga olika filer till en enda faktura, men ytterligare filer kan bifogas till bilagan i Rillion. PDF- och TIFF-filer kan laddas upp direkt från ett e-postmeddelande, förutsatt att de inte är krypterade eller signerade. Undvik e-postmeddelanden med länkar till fakturafiler samt Excel- och Word-filer.

Efter att uppgifterna har hämtats och verifierats överförs bilagorna till Rillion. Användare som har skapats i Rillion kan därefter logga in med hjälp av en webbläsare som stöds och, beroende på bilagans flöde och användarens behörigheter, hantera bilagan på lämpligt sätt.

I Rillion Dessutom skapas en roll per användare, beloppsgränser och godkännandehierarki konfigureras samt några nyckelord för varje roll (om ett nyckelord känns igen på fakturan som referens, kan Rillion automatiskt skicka bilagor för godkännande i rätt processförslag), vilket innebär att systemet omedelbart är klart för användning och att alla godkända användare kan ta emot bilagor. Denna startkonfiguration förutsätter att nya Rillion Kunderna fyller i ett Excel-ark med användarnas namn, e-postadresser osv. Det kallas ”Användarlistan”. En mall för ”Användarlistan” skickas från Document People till Rillion kunderna. Startkonfigurationen säkerställer att alla roller och användare kan ta emot och godkänna bilagor till alla bokföringar, konton osv. Det går att ställa in begränsade åtkomsträttigheter för enskilda bokföringar, konton osv., och denna inställning utförs av Rillion kunden själv som en del av utbildningen i systemet

I Rillion börjar alla bilagor i Fakturaloggen. Fakturaloggen är ett halvautomatiskt verktyg, från vilket Rillion försöker, utifrån nyckelord och regler som har byggts upp över tid, avgöra vem som ska godkänna en bilaga och hur den bör bokföras. Utifrån dessa uppgifter kommer Rillion komma med ett förslag till förfarande och bokföringsförslag. För varje bilaga kan man godkänna process- och bokföringsförslaget som Rillion föreslår, eller ändra dem till andra förslag. Dessa förslag återspeglar inte nödvändigtvis den slutgiltiga godkännandeprocessen eller konteringen, eftersom godkännare, ansvariga och bokförare kan ändra både konteringen och godkännandeseföljden innan överföringen till ERP-systemet.

Processförslag och bokföringsförslag kan skapas direkt i fakturaloggen och kopplas till leverantören eller ett nyckelord/referens som hämtas från fakturan. Slutligen kan bilagan manuellt (eller automatiskt) skickas från fakturaloggen för godkännande i Rillion. Om det inte har skapats något bokföringsförslag som passar bilagan, använd Rillion standardförslaget till bokföring, som använder ett ”dummykonto”. Bilagan kan slutgiltigt godkännas på detta testkonto, eller så kan man ställa in Rillion så att godkännarna måste korrigera bokföringen så att den inte längre går till detta fiktiva konto, innan bilagan kan godkännas fullt ut och skickas till bokföringen.

När en användare är inloggad på Rillion, kommer användaren att ha en eller flera roller i Rillion, som kan återspegla användarens funktion inom företaget (t.ex. inköpare, lageransvarig, bokförare, verkställande direktör). Rollen avgör vilka behörigheter man har i Rillion, samt vilka bilagor som ska behandlas.

Om tilläggsmodulen används Rillion OrderMatch och om fakturan är ett inköpsunderlag, kommer Rillion försöka genomföra en match. Finder Rillion en inköpsorder med samma ordernummer som det som anges på fakturan, där övriga kriterier såsom varunummer, varubeskrivning, antal, pris osv. stämmer, och om alla varor har registrerats som mottagna i lagret, kommer dokumentet automatiskt att godkännas för betalning och vara klart för överföring till ERP-systemet utan ytterligare åtgärder. Om det finns avvikelser i belopp, antal eller om inte alla varor har registrerats som mottagna, kommer Rillion godkänner inte bilagan automatiskt, men kan konfigureras för att hantera bilagan utifrån olika parametrar.

Om tilläggsmodulen används Rillion I Contract kan man skapa och spara sina avtal Rillion Prime. Vid godkännande av bilagor kan man snabbt hitta och läsa avtalet samt markera att det är relevant i samband med godkännandet av fakturan. Om avtalsnummer kan avläsas från fakturorna, kan Rillion försöka koppla fakturan till ett giltigt avtal i systemet, och om kriterierna är uppfyllda kan Rillion utifrån avtalsbestämmelserna bokföra fakturan och skicka den för godkännande eller bokföring.

Om tilläggsmodulen används Rillion Med hjälp av Expense kan medarbetarna redovisa sina utlägg direkt i Rillion, för senare bokföring i ERP-systemet. Om banken stöder kreditkortstransaktioner kan dessa hämtas från Rillion servern via en FTP/SFTP-anslutning. Användarna skannar och skickar kvitton till en e-postadress som Rillion baserat på avsändarens e-postadress finns tillgängligt för användarna (eller så kan filer laddas upp från datorn). Utdraget skapas sedan i Rillion och dokumenteras av användaren. Om det finns kreditkortstransaktioner kan användaren välja vilken uttag som ska dokumenteras; när banken skickar en faktura kan de dokumenterade uttagen för utlägg kopplas till fakturan, som därmed bokförs. Utan kreditkortstransaktioner skickas den dokumenterade utläggskostnaden till ERP-systemet, där den användare som har skapat den anges som leverantör i ERP-systemet, till vilken det skyldiga beloppet överförs via konto-till-konto.

En utläggning som skapats i Rillion måste alltid godkännas av två olika användare som är inloggade i systemet; därför uppmanas användarna att själva logga in och skapa utlägg. Ställföreträdare/bokförare kan dock skapa utlägg på uppdrag av andra användare som ska Det krävs dock fortfarande en ytterligare användare för att godkänna utlägget (fyra-ögon-principen).

Administratörer i Rillion måste koppla antingen en ERP-leverantör eller ett kreditkort till en Rillion-användare och skapa några ”Utläggstyper” som hänvisar till konto och momsnummer.

Används Rillion E-postverifiering kan Rillion skicka ett e-postmeddelande till fakturamottagarna med aktuell bokföring och fakturan bifogad. Användaren kan godkänna fakturan genom att klicka på en länk i detta e-postmeddelande utan att behöva logga in Rillion. Dessa e-postmeddelanden bör därför behandlas som strikt konfidentiella och får inte vidarebefordras till eventuella kollegor eller bekanta, som annars skulle kunna godkänna bilagan med samma länk, undertecknad som den ursprungliga mottagaren av e-postmeddelandet.

Den enskilde godkännaren får ett meddelande via e-post om det finns bilagor som användaren i sin roll ska godkänna och bilagan har legat i användarens inkorg i mer än 24 timmar. Om en bilaga av olika skäl inte kan godkännas kan användaren ändra statusen på bilagan till ”Under granskning”, vilket ger en tydlig markering av detta, men stänger av den dagliga e-postaviseringen för bilagan.

Användarna kan, inom ramen för sina roller, bokföra, avvisa och godkänna bilagan om de har behörighet att godkänna beloppet, eller så kan de skicka den vidare för granskning till en annan roll. Det är också möjligt att lägga till kommentarer till bilagan eller bifoga filer från datorn.

Det kommer att vara möjligt att bokföra varje enskild faktura i Rillion av de personer som har tilldelats roller med behörighet för detta. Efter att fakturan har godkänts och bokförts skickas den till bokföringsavdelningen. Bokföringsavdelningen har nu möjlighet att kontrollera bokföringen (eller bokföra allt själv), varefter den skickas till ERP-systemet.

Bokföring i Rillion görs på nett belopp, och Rillion kommer utifrån användarens val (eller inställningarna för kontot eller leverantören) att hitta en momskod och utifrån den beräkna momssumman. Momskoder måste konfigureras med momssats, momspålagd andel och konto för moms.

Användare i alla roller kan i princip hitta sina egna bilagor i Rillion. De kan använda de inbyggda sökfunktionerna för att snabbt hitta bilagorna igen.

När bilagan har registrerats i ERP-systemet skapar ERP-systemet en returfil till Rillion med det bilagnummer som tilldelats i ERP-systemet.

I ERP-systemet kan man skapa ett antal Rillion återuppslagsknappar, så att bokföringen kan återfinna en bilaga direkt från ERP-systemet. Det går dock inte att återfinna bilagor enligt denna modell från uppslag som genererats av rapporter. Alla övriga användare av Rillion Prime kan hitta en bilaga via sökfunktionen i Rillion, förutsatt att de har roller med behörighet att se bilagan.