Das alteingesessene Gesundheits- und Kosmetikunternehmen aktualisiert seine internen Prozesse, um die Effizienz zu steigern. Mit fünf Unternehmen an vier verschiedenen Standorten wurde die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen für Björn Axén zeitaufwändig und schwierig zu handhaben. 2012 automatisierte er den Prozess mit Rillion.
Im Mai 2022 änderte Palette Software seinen Namen in Rillion.
Über den Kunden
| Kunde | Björn Axén |
|---|---|
| Branchen | Schönheit und Gesundheit |
| Bereich von Interesse | Schweden |
| Automatisierung | Laden von Rechnungen, Rechnungsbearbeitung und Genehmigungsverfahren |
| Lösung | Rillion (ehemals Centsoft Invoice) |
Vom geordneten Chaos zur Kontrolle
Die Finanzabteilung erhielt die Papierrechnungen, die zur Kodierung und Genehmigung an die Organisation weitergeleitet wurden. In anderen Fällen gingen die Rechnungen direkt an die zuständigen Manager, die sie dann an die Finanzabteilung weiterleiteten.
- Es wurde schnell etwas unübersichtlich und es war schwierig, den Überblick über den Verbleib der Rechnungen zu behalten. Eine Rechnung konnte auf dem Schreibtisch liegen bleiben und im schlimmsten Fall erst entdeckt werden, wenn eine Mahnung vom Lieferanten eintraf", sagt Finanzleiter Johan Asperyd.
Heute hat Björn Axén die volle Kontrolle darüber, wo sich die Rechnungen befinden, wer sie genehmigen muss und wann die Rechnung zu bezahlen ist.
- Wir sparen definitiv mehr, als es kostet.
Rillion gibt Björn Axén Raum zum Wachsen
Das Unternehmen ist in den letzten fünf Jahren um 50 % gewachsen, aber die Wachstumsrate hat die Größe der Finanzabteilung nicht erhöht, weil Centsoft Invoice einen Großteil der früheren manuellen Arbeit ersetzt.
- Dank der Kontrolle über den Genehmigungsfluss und der Präzision, die Rillion der Buchhaltung bietet, wird die Anzahl der Fehler reduziert und wir sparen viel Zeit, sagt Johan Asperyd.
In diesen Jahren hat das Unternehmen auch das Finanzsystem gewechselt, was reibungslos verlief, da der Rechnungsprozess bereits etabliert war und Rillion sich problemlos in das neue System integrieren lässt.
Ein besonders positiver Effekt, so Johan, ist die enorme Entlastung bei der Arbeit.
- Wir sparen wirklich eine Menge Stunden. Wir haben nicht ausgerechnet, wie viel, aber auf jeden Fall mehr, als es kostet", sagt er.
- Dank der Kontrolle über den Genehmigungsfluss und der Präzision, die Rillion in der Buchhaltung bietet, wird die Anzahl der Fehler deutlich reduziert und wir sparen viel Zeit.
Deutliche Qualitätssteigerung
Johan weist immer wieder darauf hin, dass die manuelle Bearbeitung von Rechnungen leicht zu Unsicherheiten bei der Rechnungsverwaltung führen kann, was sich letztlich auf die Qualität der Buchführung und die Finanzkontrolle insgesamt auswirkt und die Beziehungen zu den Lieferanten verschlechtern kann. Was Johans Mitarbeiter am meisten schätzen, ist die Übersicht über die Rechnungen und dass die Arbeit einfacher und angenehmer geworden ist. Jetzt können sie mehr Eigeninitiative zeigen und die Aufgaben erledigen, für die sie qualifiziert sind.
- Die Tatsache, dass man Rechnungen nicht nachgehen oder einen Kontenplan zusammen mit der Buchung einreichen muss, macht die Arbeit viel angenehmer", sagt Johan.
Persönlich ist Johan der Meinung, dass der Jahresendprozess reibungsloser geworden ist, da alle Informationen in Rillion statt in Ordnern oder auf einem beliebigen Schreibtisch liegen.
Die Einfachheit des Systems war entscheidend
Es war Björn Axéns Lieferant für Kopierer und Drucker, der Johan empfahl, sich Rillion näher anzusehen. Er wollte ein unkompliziertes System ohne übermäßige Investitionen.
Johan glaubt, dass Rillion eine Systemlösung ist, die für die meisten Unternehmen geeignet ist. Er ist zufrieden mit der Wahl, die sie getroffen haben, und mit dem schnellen Support, und sie schätzen es, dass die Software ständig weiterentwickelt wird.
- Man merkt ihnen an, dass sie mit Leidenschaft bei der Sache sind", sagt er. Die Mitarbeiter äußerten sich nur positiv über die Veränderungen, die ihnen ohne großen Schulungsaufwand ein besseres Arbeitsumfeld bescherten. Ausbildung.
- Man lernt das System sofort, und das gilt auch für die neuen Mitarbeiter, die bei uns anfangen. Es gibt keine Stolpersteine, es geht nur um den Einstieg.
