Tacala benötigte ein elektronisches Rechnungsverwaltungssystem für seine mehr als 300 Franchise-Restaurants, die sich auf sechs verschiedene Bundesstaaten im Südosten der USA verteilen.
Tacala ist einer der führenden Franchisenehmer von YUM! Brands und der größte Franchisenehmer der Restaurantkette Taco Bell in den Vereinigten Staaten. Das Unternehmen betreibt Restaurants in Alabama und fünf weiteren Bundesstaaten. Einige Restaurants bieten mehrere YUM!-Konzepte an, darunter KFC und Pizza Hut.
Im Mai 2022 änderte Palette Software seinen Namen in Rillion.
Informationen für Kunden
| Kunde | Tacala |
|---|---|
| Sektor der Industrie | Franchisenehmer im Gaststättengewerbe |
| Bereich von Interesse | USA |
| Finanzsystem | Microsoft Dynamics GP |
| Anzahl der Rechnungen/Jahr | 60.000 |
| Anzahl der Nutzer | 70 in der gesamten Organisation |
| Automatisierung | Rechnungsverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenmanagement |
Die Herausforderung für Tacala
Die Firmengründer Dick Reese und Don Ghareeb eröffneten ihr erstes Taco Bell-Restaurant 1989 in Columbiana, Alabama. In den folgenden 30 Jahren hat sich die Zahl der Taco Bell-Restaurants verdreifacht, und Tacala hat jetzt über 300 Standorte in Texas und im Südosten. Im Jahr 2012 erhielt das Unternehmen eine Kapitalspritze von Altamont Capital Partners, die in den letzten acht Jahren ein enormes Wachstum ermöglichte.
Schnelles Wachstum erfordert effiziente Prozesse
Das schnelle Wachstum machte eine effizientere Bearbeitung der Lieferantenrechnungen des Unternehmens erforderlich. Vor der Einführung von Rillion war der Rechnungsprozess vollständig manuell und papierbasiert. Eine große Menge an wiederkehrenden Rechnungen landete bei den über 300 Restaurants. Die Verwaltung vor Ort war zeitaufwändig und die manuelle Arbeit führte zu vielen Fehlern.
Jedes Restaurant ist für lokale Dienstleistungsverträge mit einer Vielzahl von Lieferanten verantwortlich. Daher suchten sie nach einem System, das sowohl die Abwicklung von Verträgen als auch von wiederkehrenden Rechnungen automatisieren konnte.
Da alle wiederkehrenden Rechnungen unserer über 300 Franchise-Restaurants automatisch mit den Verträgen in Rillion abgeglichen werden, hat sich der Arbeitsaufwand in unserer Kreditorenbuchhaltung erheblich verringert und unsere Prozesse sind viel effizienter.
Elektronische Rechnungsverwaltung
Heute werden die Lieferantenrechnungen von Tacala mit Hilfe eines externen Dienstes gescannt und interpretiert, wobei 98 % der Rechnungen automatisch ohne Fehler oder Abweichungen digitalisiert werden. Die digitalen Rechnungen werden dann in Rillion geladen, wo sie direkt im Rechnungsprotokoll eingesehen werden können.
Wiederkehrende Rechnungen
Mit über 300 Franchise-Standorten benötigte Tacala ein System, das die Bearbeitung aller wiederkehrenden Rechnungen für Miete, Wartung und andere Betriebskosten automatisieren konnte. Mit dem Rillion-Vertragsmodul erhielt Tacala ein System zur Archivierung und Digitalisierung von Verträgen, das es ermöglicht, wiederkehrende Rechnungen automatisch mit den Bedingungen und Preisen aus dem Vertrag abzugleichen.
Digitaler Genehmigungsfluss
Mit über 300 Franchise-Standorten benötigte Tacala ein System, das die Bearbeitung aller wiederkehrenden Rechnungen für Miete, Wartung und andere Betriebskosten automatisieren konnte. Mit dem Rillion-Vertragsmodul erhielt Tacala ein System zur Archivierung und Digitalisierung von Verträgen, das es ermöglicht, wiederkehrende Rechnungen automatisch mit den Bedingungen und Preisen aus dem Vertrag abzugleichen.
Archivierung und Rechnungsprüfung
Tacala benötigte außerdem ein digitales Archiv, in dem die Rechnungen auch nach der Zahlung und Buchung durchsuchbar sind. Dies würde sowohl die interne Berichterstattung als auch die externe Rechnungsprüfung erleichtern.
Es stellte sich heraus, dass der Zugriff auf ein digitales Rechnungsarchiv dem Unternehmen viel Zeit sparen würde. Sobald eine Rechnung im Finanzsystem bezahlt worden ist, werden die Zahlungsdaten über eine Systemintegration an Rillion übertragen.
Mit all diesen Informationen, die in Rillion gesammelt wurden, sind interne und externe Prüfungen viel einfacher und schneller geworden. Eine Rechnung, die später geprüft werden muss, kann mit einem einzigen Klick gefunden werden - und alle Rechnungen des Unternehmens befinden sich nun an einem Ort.
Da alle wiederkehrenden Rechnungen unserer über 300 Franchise-Restaurants automatisch mit den Verträgen in Rillion abgeglichen werden, hat sich der Arbeitsaufwand in unserer Kreditorenbuchhaltung erheblich verringert und unsere Prozesse sind viel effizienter.
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