Funktionen der digitalen Dokumentenverwaltung
Hauptmodul
Invoice ist das Basismodul eines bewährten, benutzerfreundlichen und vollständigen Systems für die elektronische Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Die Idee ist, dass Einfachheit intelligentere Arbeitsweisen schafft. Wir wissen, dass Ihre Zeit wertvoll ist, deshalb automatisieren wir den Prozess, indem wir alle korrekten Rechnungen durch Abgleich mit Bestellungen und Verträgen verarbeiten. Sie können stattdessen Ihr Fachwissen für die Fälle nutzen, in denen es Unstimmigkeiten gibt. Rillion invoice verarbeitet alle Lieferantenrechnungen, egal ob sie als E-Invoice, im PDF-Format oder gescannt geliefert werden.
Rillion invoice kann viele Unternehmen parallel in Gruppenstrukturen verwalten. Ist Ihr Unternehmen in mehreren Ländern und Sprachräumen ansässig? Überhaupt kein Problem! Unternehmensspezifische Fälle, wie z.B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in verschiedenen Ländern, sind für uns keine Seltenheit. Wir bieten sogar Warnlisten für unseriöse Lieferanten an.
ERP-Integration in über 50 verschiedene Systeme
Wie z.B. C5, Navision, Dynamics AX, XAL, Economics und Movex
Das Bedienfeld
Das Rillion Dashboard gibt Ihnen einen vollständigen Überblick. In diesem webbasierten Dashboard können Sie alles verfolgen, was in Rillion Prime passiert.
Sie werden schnell feststellen, dass die digitale Dokumentenverwaltung in Rillion Prime große Effizienzgewinne bietet. Mit Dashboard können Sie die Effizienz auf eine ganz neue Ebene heben. Wenn Sie einen Überblick über Status, Prozess und wertvolle Kennzahlen haben, können Sie Engpässe in Ihrer Organisation identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Die erhöhte Kontrolle, die Sie mit dem Rillion Dashboard erhalten, wird von vielen auch dazu genutzt, um z.B. Handelsbedingungen und Mengenrabatte mit Lieferanten neu zu verhandeln.
Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Der logische und flexible Ansatz macht es einfacher, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu den neuesten Informationen haben, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind. Außerdem können Sie über das integrierte Bulletin Board mit allen Palette-Nutzern kommunizieren.
Vertragsmanagement
Verträge sind der optimale Ausgangspunkt für unsere Spezialität: Automatisierung von der Bestellung bis zur Bezahlung.
Mit Rillion Contract müssen Sie nicht mehr Monat für Monat die gleiche Rechnung genehmigen. Das System vergleicht, prüft und verarbeitet alle Rechnungen, die sich auf unterzeichnete und genehmigte Verträge beziehen. Wenn Sie eine Zahlungsaufforderung erhalten, ist das auch kein Problem. Rillion Contract kann auch Rechnungen auf der Grundlage eines Vertrages erstellen (Selbstfakturierung).
Der webbasierte Rillion Contract vereinfacht und verändert die Art und Weise, wie Organisationen mit Verträgen arbeiten. Es fungiert als elektronische Vertragsdatenbank, die jederzeit zugänglich und durchsuchbar ist. Mit einer flexiblen Rechtestruktur können Sie entscheiden, wer was sieht und wer Erinnerungen über wichtige Termine im Vertrag erhält. Wenn Verträge innerhalb des Unternehmens leicht zugänglich sind, ist die Einhaltung der Vorschriften einfacher und die Effizienz steigt. Wenn Sie Zugang zu Informationen haben, sind Sie auch dafür verantwortlich, sie zu nutzen.
Kostenmanagement
Rillion Expense macht es den Mitarbeitern einfach und schnell, ihre Ausgaben zu melden. Die Mitarbeiter fotografieren einfach einen Beleg mit ihrem Smartphone oder Tablet und senden das Bild als E-Mail an das System. Auf diese Weise können sie ihre Ausgaben immer melden, egal wo sie sind. Es ist sogar möglich, Quittungen zu scannen und die Datei lokal auf einem Computer zu speichern und dann die Quittungen direkt an Rillion Expense zu übertragen.
Wenn die Quittungs-E-Mail vom Mitarbeiter eintrifft, gleicht Rillion Expense sie mit dem entsprechenden Mitarbeiterprofil ab und fügt automatisch eine Spesenzeile zusammen mit einem Screenshot der Quittung hinzu. Diese wird dann nach einem vorgegebenen Regelsystem abgeglichen. Die Ausgaben können dann zur Genehmigung gesendet und in das Finanz- oder Unternehmenssystem des Unternehmens übertragen werden. So einfach ist das.
Rillion Expense kann mit anderen Systemen, wie z.B. Kreditkartenanbietern, integriert werden, so dass Transaktionen automatisch in Spesenabrechnungen übertragen werden. Rillion Expense kann auch in andere Spesenverwaltungssysteme integriert werden, wie z.B. in die Kilometerabrechnung.
Übereinstimmung mit der Bestellung
Der Abgleich zwischen eingegangenen Rechnungen und Bestellungen kann auf Rechnungsgesamt- oder Zeilenebene erfolgen. Eine Rechnung kann Positionen aus mehreren Bestellungen enthalten, und eine Bestellung kann mit mehreren verschiedenen Rechnungen abgeglichen werden, unabhängig davon, ob sie vollständig oder teilweise geliefert wurden.
Das Prinzip ist, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. Sie sollten Ihre Energie auf die Bearbeitung der Abweichungen verwenden können. Zur Systematisierung und Erleichterung der Arbeit sind die Abweichungen kategorisiert und farblich gekennzeichnet. So können Sie sich schnell einen Überblick über die Abweichungen verschaffen. Wenn Sie dann aktiv mit der Abgleichsstatistik arbeiten, können Sie mit den Lieferanten, die viele Abweichungen aufweisen, Kontakt aufnehmen, um die Automatisierung weiter zu verbessern.
Sie können eine Toleranz festlegen, um wie viel eine Rechnung von einer Bestellung abweichen darf. Dies kann auf Rechnungssummen- und Zeilenebene eingestellt werden. Die Toleranz kann als Prozentsatz oder als genauer Betrag festgelegt werden. Für verschiedene Unternehmen und Lieferanten können unterschiedliche Parameter verwendet werden.
Bestellsystem
Der beste Weg, Kosten zu kontrollieren, ist, sie in den Griff zu bekommen, bevor sie entstehen. Indem Sie den Einkauf mit Rillion Buyer verwalten, regulieren und automatisieren, erhalten Sie eine bessere Kontrolle über Ihr Unternehmen und steigern Ihre Gewinne. Es ist auch ein effektiver Weg, um Fehlern im Einkauf ein Ende zu setzen.
In Rillion Buyer ist es möglich, für jeden Mitarbeiter einen individuellen Warenkorb für seine Einkäufe zu erstellen. Es ist ein bisschen so, als hätte man seinen eigenen Online-Shop, der nur das enthält, was man braucht - und das zu den besten Preisen. Natürlich kann Rillion Buyer auch für Freitextbestellungen genutzt werden.
Durch die Konzentration auf die Beschaffung des Unternehmens können mehr Bestellanforderungen standardisiert und automatisiert werden. Sobald ein Einkauf genehmigt und verbucht wurde, ist der größte Teil der Arbeit zur Prüfung der nachfolgenden Lieferantenrechnung bereits erledigt. Auf diese Weise breitet sich dieser effiziente Prozess wie Wellen im Wasser auf andere Prozesse aus.
Einkäufe können direkt über die E-Commerce-Lösung des Lieferanten getätigt werden, und auf der Grundlage der getätigten Einkäufe wird automatisch eine Bestellanforderung in Rillion Buyer erstellt, die die weitere korrekte Bearbeitung, einschließlich der Genehmigung der Einkäufe, sicherstellt.
Investitionsantrag und Budget
Rillion Budget ist ein Produkt für Budgetanforderungen. Durch die Verknüpfung von Rillion Budget mit Rillion Buyer, werden Anforderungen mit Projekt- oder Investitionsbudgets abgeglichen. Dies gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Kosten eines Projekts und ermöglicht es Ihnen, in einem frühen Stadium zu sehen, ob Sie riskieren, über das Budget zu gehen.
Wenn ein Bedarf in Ihrer Organisation entsteht, können Sie eine Budgetanforderung in Rillion Budget erstellen. Wenn das Investitionsbudget erstellt ist, wird es auf der Grundlage der gleichen Genehmigungsregeln genehmigt, die für alle Produkte in Rillion Prime verwendet werden. In Rillion Buyer wird dann geprüft, ob der Anforderungsbetrag die genehmigte Budgetanforderung nicht übersteigt.
Mit der Funktion Berichte können Sie dann ganz einfach navigieren und Informationen über Einkäufe, das Investitionsbudget sowie Bestellungen und zugehörige Rechnungen abrufen. So erhalten Sie einen Überblick über den Prozess - nicht nur von der Bestellung bis zur Zahlung, sondern auch von der Budgetierung bis zur Zahlung. Dies ist ein unschätzbares Wissen für die Projektbewertung.
Verwaltung von Dokumenten
Rillion Documents ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Dokumenten zu importieren, zu archivieren und zur Genehmigung zu versenden. Dies können Arbeitsverträge, Datenblätter, Garantiezertifikate, Finanzberichte, Protokolle usw. sein. Die Lösung hilft Ihnen, einen schnellen Überblick über die verschiedenen Geschäftsdokumente zu bekommen und zu kontrollieren, wer Zugang zu diesen Dokumenten hat. Das spart nicht nur Zeit und Papier, sondern ermöglicht auch eine flexible und sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.
Dokumente können manuell erfasst oder aus verschiedenen Quellen importiert werden, z. B. aus einer Scanlösung oder als Feed aus Ihrem Finanzsystem, und dann gemäß einem vordefinierten Workflow zur Genehmigung gesendet werden. Sie können ganz einfach selbst Workflows erstellen und pflegen, um die Bearbeitung bestimmter Dokumenttypen automatisch zu steuern.
Zugang per Smartphone
Rillion Mobile ist ein Modul, das einen noch breiteren Zugang zu Rillion Invoice ermöglicht. Jetzt können Sie Mitarbeiter Rechnungen so einfach genehmigen lassen, wie sie ihre E-Mails auf Smartphones oder Computern überprüfen. Selbst der vielbeschäftigte Mitarbeiter, der ständig unterwegs ist, kann nun seine elektronischen Rechnungen so schnell bearbeiten wie im Büro. Ein Tag unterwegs bietet viele Gelegenheiten zum Freigeben: beim Warten auf einen Flug, nach einem Kundenbesuch, im Zug oder beim Essen.
Rillion Mobile kann verwendet werden, egal welches Telefon oder Tablet Sie benutzen. Es ist eine Web-App, die für mobile Geräte zugeschnitten ist. Wenn Sie mit Ihrem Gerät auf das Internet zugreifen können, können Sie Ihre Rechnungen auch in Rillion Mobile bearbeiten. Sie brauchen nichts zu laden, sondern loggen sich einfach über den Webbrowser ein.
