Das Unternehmen musste sein altes Rechnungsverwaltungssystem ersetzen und war auf der Suche nach einer zeitgemäßen Lösung, die Eingangsrechnungen aus allen 556 Niederlassungen verarbeiten konnte.
Cypress Creek fertigt und vertreibt Anlagen zur Erzeugung von Solarenergie und ist einer der führenden amerikanischen Anbieter im Bereich der erneuerbaren Energieerzeugung. Das Unternehmen musste sein altes Rechnungsverwaltungssystem ersetzen und war auf der Suche nach einer modernen Lösung,
die alle 556 Geräte, darunter auch eine Reihe von Solarpanels, aufnehmen konnte.
Nach der Evaluierung verschiedener Systeme fiel die Wahl auf Rillion.
Im Mai 2022 änderte Palette Software seinen Namen in Rillion.
Informationen für Kunden
| Kunde | Cypress Creek Erneuerbare Energien |
|---|---|
| Sektor der Industrie | Erzeugung erneuerbarer Energie |
| Bereich von Interesse | USA |
| Finanzsystem | Sage Intacct |
| Anzahl der Rechnungen/Jahr | 25.000 |
| Anzahl der Mitarbeiter | 200 |
| Automatisierung | Scannen und Interpretieren von Rechnungen, Rechnungsmanagement und Bestellungsabgleich |
Die Herausforderung für Cypress Creek
Cypress Creek ist ein Unternehmen, in dem sowohl die Mitarbeiter als auch die Einrichtungen über große geografische Gebiete verteilt sind und in dem Einheiten und Mitarbeiter regelmäßig umziehen. Die Verwaltung der Papierrechnungen, die mit den tatsächlichen Einkäufen abgeglichen werden mussten, wie es in einigen der 556 Standorte des Unternehmens der Fall war, wurde auf Dauer unhaltbar.
Daher suchte man nach einem System, das den gesamten Rechnungsstellungsprozess digitalisieren konnte, einschließlich des zeitaufwändigen Abgleichs von Rechnungen und Bestellungen.
Sie wollten auch einen digitalen Genehmigungsfluss und ein leicht zugängliches Rechnungsarchiv, in dem die Rechnungen für künftige Prüfungen oder Kontrollen durchsuchbar sind.
- Wir betreiben bis zu 300 Solarstromproduktionseinheiten. Jede Produktionseinheit ist ein separates Unternehmen mit eigenen Steuervorschriften und eigenen Investoren. Für Prüfungen nutzen wir Rillion als Datenbank, um Rechnungen von all diesen Unternehmen zu durchsuchen.
Datenerfassung und Rechnungsabgleich
Automatisierte Rechnungsauslegung
Mit der Rillion-Lösung werden die Informationen aus den gescannten Rechnungen mit einem Automatisierungsgrad von 98 % digitalisiert. Die Rechnungen können dann in der Schnittstelle des Administrators (Rechnungsprotokoll) eingesehen werden.
Abgleich von Rechnungen
Das Rillion-System gleicht automatisch Lieferantenrechnungen mit Bestellungen ab, die aus dem Einkaufssystem von Cypress Creek importiert werden. Die abgeglichenen Rechnungen werden zur Zahlung an Sage Intacct übertragen. Nur Rechnungen, die von der zugrundeliegenden Bestellung abweichen, müssen über den digitalen Genehmigungsfluss geprüft und genehmigt werden.
Digitaler Genehmigungsfluss
Lieferantenrechnungen werden in einem vordefinierten Genehmigungsfluss verteilt, bei dem die Genehmiger per E-Mail benachrichtigt werden, wenn es Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen gibt. Die Prüfungen und Genehmigungen können direkt in der E-Mail oder durch Einloggen in das System von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus eingesehen werden.
Es ist auch möglich, im System Toleranzgrenzen festzulegen, so dass Rechnungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, zur endgültigen Genehmigung an den Vorgesetzten weitergeleitet werden.
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