Die Einzelhandelskette Clas Ohlson kämpfte mehrere Jahre lang mit immer mehr Rechnungen und dem manuellen Abgleich zwischen Einkäufen, Lieferungen und Rechnungen.
Im Zusammenhang mit der Umstellung des Finanzsystems sah man die Möglichkeit, eine elektronische Rechnungsmanagementlösung mit automatischem Abgleich zu implementieren. Die Wahl fiel auf Rillion als Ergänzung zu Microsoft AX, was den Beginn einer Automatisierungsreise bedeutete.
Im Mai 2022 änderte Palette Software seinen Namen in Rillion.
Informationen für Kunden
| Kunde | Clas Ohlson |
|---|---|
| Zweigstelle | Einzelhandel |
| Bereich | Schweden, Norwegen, Finnland, Deutschland und England |
| Geschäftssystem | Microsoft Dynamics AX |
| Rechnungen/Jahr | 100 000 |
| Mitarbeiter | 5 000 |
| Automatisiertes Verfahren | Verwaltung der Rechnungen |
Über Clas Ohlson
Eines der bekanntesten schwedischen Einzelhandelsunternehmen, Clas Ohlson, betreibt rund 200 Geschäfte in Schweden, Finnland, Norwegen, Deutschland und England. Das Unternehmen verzeichnet ein beeindruckendes Wachstum, das zum Teil auf den zunehmenden Online-Verkauf zurückzuführen ist. Als das 30 Jahre alte Finanzsystem ersetzt wurde, fehlten einige verbesserte, aber immer noch gute Funktionen für die Rechnungsbearbeitung.
Clas Ohlson war auf der Suche nach einer wirklich guten Rechnungsmanagement-Lösung mit der Möglichkeit, weitere Prozesse über dieselbe Plattform zu automatisieren. Nach sorgfältiger Evaluierungsarbeit fiel die Wahl auf Rillion.
Schrittweise Einführung für bestmögliche Ergebnisse
2016 begann Clas Ohlson mit der Einführung von Rillion in kleinem Maßstab in England. Als 2017 Norwegen, Finnland und Deutschland folgten, konnten Lehren für eine noch reibungslosere Umsetzung gezogen werden. Der größte und umfassendste Teil wurde im Mai 2018 durchgeführt, als Clas Ohlson auch das schwedische Unternehmen anschloss. Jan Skarner, Head of Business Navigation bei Clas Ohlson, kommentiert:
"Rillion ist ein unglaublich einfaches und benutzerfreundliches System, sowohl in der Arbeit als auch in der Bedienung. Man wird im Handumdrehen zum 'Superuser'. Wir begannen das Projekt und die Planung zusammen mit den Mitarbeitern von Rillion in den ersten zwei Monaten, bevor wir in England live gingen. Den Rest konnten wir allein bewältigen, weil das System so leicht zu verstehen und benutzerfreundlich ist.
Erfolgreiche 3-Wege-Integration
Clas Ohlson verwendet Microsoft AX, um die Produkte einzukaufen, die direkt mit dem Geschäft verbunden sind. In dieses System wurde eine Integration vorgenommen, die Rillion umfasst, um Daten zwischen den Systemen zu senden und zu empfangen. Einer der größten Vorteile dieser ganzen Reise ist, laut Jan Skarner, der wasserdichte Fluss zwischen den Systemen.
"Die Automatisierung mit Rillion bedeutet für uns wieder eine gute Zeit und bei der Integration mit AX wissen wir mit Sicherheit, dass alles rundum stimmen wird."
Weitere Rationalisierung durch Abstimmung von Verträgen und indirekten Käufen
Im Frühjahr 2019 plant Clas Ohlson, seine Rillion-Hilfe zu erweitern:
"Der größte Gewinn, von dem wir wissen, dass wir ihn erreichen werden, ist, dass auch diese Abläufe automatisiert werden, was zu einer besseren Struktur und Ordnung bei den indirekten Käufen und Vereinbarungen führt. Unsere oberste Priorität ist eine bessere Kontrolle, und dass wir auch in der Lage sein werden, Vereinbarungen und Käufe aufeinander abzustimmen, ist sozusagen das Sahnehäubchen auf dem Kuchen."
"Für die Eingangsrechnungen haben wir eine phänomenale Integrationslösung erhalten, bei der es heute unmöglich ist, an den falschen Lieferanten oder einen falschen Betrag zu zahlen. Das war viel, viel besser, als wir es uns hätten vorstellen können."
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