Das Genehmigungsverfahren

Rillion Die Lösung beginnt, wenn eine Rechnung von einem Lieferanten eingeht. Rechnungen können direkt per E-Mail empfangen oder über ein Multifunktionsgerät gescannt werden. Anschließend werden die gescannten Rechnungen zur Verarbeitung und automatischen Datenerfassung in Readsoft Online gesendet.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine eindeutige Rechnungsadresse haben, z. B. faktura@domænenavn.dkwo nur Rechnungen eingehen.

Jeder Anhang wird wie eine separate Rechnung behandelt, so dass mehrere Rechnungen an eine einzige E-Mail angehängt werden können. Das System kann nicht automatisch verschiedene Dateien zu einer einzigen Rechnung zusammenfassen, jedoch können zusätzliche Dateien an den Anhang in Rillion angehängt werden. PDF- und TIFF-Dateien können direkt aus einer E-Mail geladen werden, wenn sie nicht verschlüsselt/signiert sind. Vermeiden Sie E-Mails mit Links zu Rechnungsdateien sowie Excel- und Word-Dateien.

Nach der Datenerfassung und -überprüfung werden die Anhänge an Rillion. Benutzer, die in Rillion kann sich dann mit einem unterstützten Internet-Browser anmelden und je nach dem Fluss des Anhangs und den Rechten des Benutzers den Anhang wie erforderlich bearbeiten.

I Rillion wird auch eine Rolle pro Benutzer, Betragsgrenzen und Genehmigungshierarchie erstellt und einige Schlüsselwörter für jede Rolle konfiguriert (wenn ein Schlüsselwort auf der Rechnung als Referenz erkannt wird, wird die Rillion (z.B. automatische Versendung von Anlagen zur Genehmigung im richtigen Prozessvorschlag) ist das System sofort einsatzbereit und alle vereinbarten Benutzer können Anlagen empfangen. Diese Ersteinrichtung ist abhängig von neuen Rillion Die Kunden füllen eine Excel-Tabelle mit den Namen, E-Mail-Adressen usw. der Benutzer aus. Dies wird als "Benutzerliste" bezeichnet. Eine Vorlage für die "Benutzerliste" wird von Document People gesendet an Rillion Kunden. Die Erstkonfiguration stellt sicher, dass alle Rollen und Benutzer Dokumente auf allen Konten, Konten usw. empfangen und genehmigen können. Es ist möglich, restriktive Zugriffsrechte für einzelne Konten, Konten usw. einzurichten, und diese Einrichtung wird vorgenommen durch Rillion der Kunde selbst als Teil der Schulung im System

I Rillion startet alle Anhänge in Rechnungsprotokoll. Das Rechnungsprotokoll ist ein halbautomatisches Werkzeug, mit dem Rillion verwendet Schlüsselwörter und Regeln, die sich im Laufe der Zeit herausgebildet haben, um abzuleiten, wer einen Gutschein genehmigen und wie er abgerechnet werden sollte. Auf der Grundlage dieser Daten werden wir Rillion mit einer Verfahrensvorschlag und Kodierungsvorschläge. Sie können den Prozess- und Kodierungsvorschlag für jedes Dokument als Rillion Vorschläge, oder ändern Sie sie in andere Vorschläge um. Diese Vorschläge spiegeln nicht unbedingt den endgültigen Genehmigungsfluss oder die Kodierung wider, da Genehmigende, Manager und Buchhalter sowohl die Kodierung als auch die Genehmigungsreihenfolge vor der Übertragung an das ERP-System ändern können.

Prozess- und Kodierungsvorschläge können direkt im Rechnungsprotokoll erstellt und mit dem Lieferanten oder einem aus der Rechnung ausgelesenen Schlüsselwort/Referenz verknüpft werden. Schließlich kann das Dokument manuell (oder automatisch) aus dem Rechnungsprotokoll und zur Genehmigung in Rillion. Wenn Sie keinen Kodierungsvorschlag erstellt haben, der zum Dokument passt, verwenden Sie Rillion der Vorschlag für die Standardkonfigurationdas ein "Dummy-Konto" verwendet. Die Anlage kann auf diesem Dummy-Konto endgenehmigt werdenoder Sie können einrichten Rillion für Genehmigende, um die Buchung von diesem Dummy-Konto weg zu korrigieren, bevor der Beleg vollständig genehmigt und an die Buchhaltung gesendet werden kann.

Wenn ein Benutzer eingeloggt ist Rillionder Benutzer hat eine oder mehrere Rollen in Rilliondie die Funktion des Benutzers innerhalb des Unternehmens widerspiegeln kann (z. B. Einkäufer, Lager, Buchhalter, Direktor). Die Rolle bestimmt, welche Rechte Sie haben in Rillionsowie die zu bearbeitenden Anhänge.

Verwendung des Zusatzmoduls Rillion OrderMatch und wenn die Rechnung ein Kaufbeleg ist, die Rillion Versuchen Sie, einen Treffer zu erzielen. Finder Rillion eine Bestellung mit der gleichen Bestellnummer wie in der Rechnung, bei der andere Kriterien wie Artikelnummer, Artikeltext, Menge, Preis usw. übereinstimmen und alle Artikel als auf Lager eingegangen registriert sind, wird der Beleg automatisch zur Zahlung freigegeben und kann ohne weitere Maßnahmen an das ERP-System übertragen werden. Wenn es Unstimmigkeiten in Bezug auf Betrag oder Menge gibt oder nicht alle Artikel als eingegangen registriert sind, wird der Rillion genehmigt den Anhang nicht automatisch, sondern kann so konfiguriert werden, dass der Anhang anhand verschiedener Parameter verarbeitet wird.

Verwendung des Zusatzmoduls Rillion Vertrag können Sie Ihre Verträge erstellen und speichern in Rillion Prime. Bei der Genehmigung von Anhängen können Sie den Vertrag schnell finden und lesen und ihn bei der Genehmigung der Rechnung als relevant markieren. Wenn Vertragsnummern aus Rechnungen gelesen werden können, können Sie Rillion versucht, die Rechnung mit einem gültigen Vertrag im System abzugleichen, und wenn die Kriterien erfüllt sind, wird die Rillion auf der Grundlage der Vertragsregeln die Rechnung buchen und zur Genehmigung oder Buchung senden.

Verwendung des Zusatzmoduls Rillion Expense können die Mitarbeiter ihre Ausgaben direkt in Rillionfür spätere Buchungen im ERP. Wenn die Bank Kreditkartentransaktionen unterstützt, können diese abgerufen werden durch Rillion Server über eine FTP/SFTP-Verbindung. Benutzer scannen und senden Quittungen an eine E-Mail-Adresse, die Rillion basierend auf der Absender-E-Mail-Adresse für die Nutzer bereit (oder es können Dateien vom Computer hochgeladen werden). Der Beitrag wird dann erstellt in Rillion und durch den Benutzer dokumentiert. Wenn es Kreditkartentransaktionen gibt, kann der Benutzer wählen, welche Abhebung dokumentiert wird, wenn die Bank eine Rechnung schickt, können die dokumentierten Abhebungen für Auslagen mit der Rechnung gekoppelt werden, die dann gebucht wird. Ohne Kreditkartentransaktionen wird die dokumentierte Auslage an ERP gesendet, wo der Benutzer, der sie erstellt hat, als Kreditor für ERP angegeben wird, auf den der geschuldete Betrag über Konto-Konto übertragen wird.

Ein Aufwand, der in Rillion müssen immer von 2 separaten, im System angemeldeten Benutzern genehmigt werden. Daher wird empfohlen, dass sich die Benutzer selbst anmelden und Ausgaben erstellen. Stellvertreter/Buchhalter können jedoch Ausgaben erstellen im Namen von andere Benutzer, die Shell Es muss jedoch immer noch ein weiterer Benutzer den Beitrag genehmigen (4-Augen-Prinzip).

Administratoren in Rillion muss entweder einen ERP-Lieferanten oder eine Kreditkarte mit einem Rillion-Benutzer, und erstellen Sie einige "Ausgabenarten", die sich auf Konto und Steuerkennzeichen beziehen.

Zu verwenden Rillion E-Mail-Authentifizierung kann Rillion eine E-Mail an die Empfänger einer Rechnung senden, die die aktuelle Kontierung mit der angehängten Rechnung enthält. Durch Aktivieren eines Links in dieser E-Mail kann der Benutzer die Rechnung genehmigen, ohne sich anzumelden Rillion. Diese E-Mails sollten daher streng vertraulich behandelt und nicht an Kollegen oder Bekannte weitergeleitet werden, die den Anhang mit demselben Link und mit der Unterschrift des ursprünglichen E-Mail-Empfängers genehmigen könnten.

Der einzelne Genehmiger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn es Anhänge gibt, die die Rolle des Benutzers genehmigen muss, und der Anhang sich seit mehr als 24 Stunden im Posteingang des Benutzers befindet. Wenn ein Anhang aus verschiedenen Gründen nicht genehmigt werden kann, kann der Benutzer den Status des Anhangs auf "In Prüfung" ändern, was einen klaren Hinweis darauf gibt, aber die tägliche E-Mail-Benachrichtigung für den Anhang deaktiviert.

In ihren Rollen können die Benutzer den Gutschein buchen, ablehnen und genehmigen, wenn sie berechtigt sind, den Betrag zu genehmigen, oder sie können ihn zur Überprüfung an eine andere Rolle senden. Es ist auch möglich, dem Gutschein Kommentare hinzuzufügen oder Dateien vom Computer anzuhängen.

Es wird möglich sein, jede Rechnung zu buchen in Rillion von den Personen, denen Rollen mit entsprechenden Rechten zugewiesen wurden. Nachdem die Rechnung genehmigt und kodiert wurde, wird sie an die Buchhaltungsabteilung geschickt. Die Buchhaltungsabteilung kann nun die Buchung prüfen (oder sie selbst buchen), woraufhin sie an ERP gesendet wird.

Kontierung in Rillion erfolgt am Nettobetragund Rillion findet einen MwSt.-Code auf der Grundlage der Auswahl des Benutzers (oder des Kontos oder der Lieferanteneinrichtung) und berechnet daraus den MwSt.-Betrag. MwSt.-Codes müssen mit MwSt.-Satz, steuerpflichtigem Anteil und Konto für die MwSt. konfiguriert werden.

Benutzer in allen Rollen können ihre eigenen Anhänge in Rillion. Sie können die integrierten Suchfunktionen nutzen, um Anhänge schnell zu finden.

Wenn das Dokument in ERP registriert wird, erstellt ERP eine Rückgabedatei für Rillion die die in ERP vergebene Belegnummer enthält.

In ERP können Sie eine Reihe von Rillion Nachschlagetasten, so dass die Buchhaltung einen Beleg direkt aus dem ERP abrufen kann. Es ist jedoch nicht möglich, Belege nach diesem Modell aus berichterstellten Nachschlagewerken abzurufen. Alle anderen Benutzer von Rillion Prime kann einen Anhang über die Suchfunktion in Rillionwenn sie über Rollen mit Rechten zum Anzeigen der Anlage verfügen.