Acubiz
Digital registrering og håndtering af udlæg på mobil og web
Lad Acubiz og Document People tage sig af alle jeres udgifter
Med Acubiz foregår udlægshåndteringen digitalt og effektivt:
- Tag et billede af kvitteringen for at registrere udlægget.
- Udfyld få oplysninger – omkostningstype og evt. en kommentar. (Beløb, land og valuta løftes automatisk af kvitteringen gennem OCR-teknologi.)
- Registreringen afsluttes og sendes til godkendelse.
- Godkenderen kontrollerer udlægget og godkender via Acubiz’ mobil- eller webapplikation.
- Finansafdelingen modtager udlægget digitalt og gør det klar til bogføring i webapplikationen.
- Bogføring og refusion af udlægget sker automatisk.
Digital registrering og håndtering af udlæg på mobil og web
Køb på firmakort i Acubiz
Med Acubiz håndteres medarbejderudgifter, købt med medarbejderens firmakort, hurtigt og digitalt:
1.Foretag et køb med firmakort som betalingsmiddel.
2.Tag et billede af kvitteringen med det samme og indtast formål samt evt. omkostningstype, projekt, afdeling eller andet.
3.Registreringen afsluttes ved at vælge “Firmakort” og sendes herefter til godkendelse.
Da firmakortene er integreret med Acubiz, vil kvittering og kreditkorttransaktion automatisk matches i systemet.
Digital registrering og håndtering af udlæg på mobil og web
Kørselsregistrering i Acubiz
Registrering af kørte kilometer kan foregå på to måder på telefonen – Automatisk tracking eller manuel indtastning:
1.Tryk på plusset i bunden af skærmen og tryk på bilen.
2.Tryk “start tur” når turen starter.
3.Tryk “slut tur” når du har nået din destination.
4.Udfyld relevante oplysninger – formål og evt. projekt eller kommentar.
5.Klarmeld, og send til godkendelse.
Økonomiafdelingen modtager dataen digitalt til eksport til lønsystemet.
Digital registrering og håndtering af udlæg på mobil og web
Registrering af diæter i Acubiz
Det skal være hurtigt og nemt for medarbejdere at registrere de udgifter, som opstår når de udfører deres arbejde. Det gælder derfor også ved registrering af diæter ved forretningsrejser.
1.Tryk på plusset i bunden af skærmen og vælg “diæter”.
2.Indtast rejsens til- og fra dato, land, destination og evt. projekt.
3.Vælg måltider for hver enkelt rejsedag.
4.Send diætregistreringen til godkendelse ved at trykke “Klarmeld”.
Digital registrering og håndtering af udlæg på mobil og web
Projekttimer i Acubiz
Virksomheder har forskellige behov og krav til en løsning hvor man kan registrere projekter eller sager. Acubiz har to forskellige moduler til formålet: Basic til grundlæggende registrering af timer, og Advanced til detaljeret registrering af timer.
1.Tryk på Time-ikonet (det lille ur) i bunden af app’en eller tryk på plusset og herefter ”tidsregistrering”.
2.Vælg den relevante tidsregistreringskategori (enten en overordnet projektkategori eller specifikke projekter).
3.Vælg enten antal timer eller dage afhængig virksomhedens opsætning.
4.Send til godkendelse ved at trykke “Klarmeld”.
Med Advanced skabes bedre overblik og struktur over projekttimerne. da denne skaber et bedre overblik og struktur over projekttimerne.
